서류 파일 정리하는 방법 7단계

서류 파일 정리하는 방법 7단계

1. 종류별로 서류를 분리하세요.
실제 문서를 보고서, 고객 문서, 청구서 등의 카테고리로 분류하세요. 각 범주를 하위 유형 수준으로 추가로 분리할 수 있습니다. 예를 들어, 단일 고객의 문서를 보고서, 서신 등으로 정리하기 전에 각 고객을 기준으로 고객 문서를 정렬할 수 있습니다. 이 계층형 정렬 전략은 보관할 문서를 식별하고 쉽게 액세스할 수 있도록 정리하는 데 도움이 됩니다. 주요 카테고리에 맞지 않는 문서를 발견하면 파쇄하거나 재활용하려는 문서 더미와 함께 기타 더미를 만드십시오. 디지털 파일 로 변환하려는 문서 더미를 만드는 것도 현명한 방법입니다. 간단한 설문조사부터 시작하여 문서를 분류하면 서류 제출 절차를 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 연대순, 알파벳순을 사용하세요.
일부 문서에는 조직 내 활동과 결정을 추적할 수 있도록 시간과 날짜가 표시되어 있습니다. 유형 및 하위 유형별로 구분한 후에는 해당하는 경우 각 문서를 시간순으로 정렬하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 고객별로 문서를 정렬하는 경우 날짜가 있는 문서를 최신 문서부터 오래된 문서 순으로 배치하여 가장 최근 문서가 앞에 오게 하는 것이 좋습니다. 클라이언트의 현재까지 전체 기록을 보고 싶다면 가장 오래된 것부터 최신 것 순으로 문서를 주문할 수도 있습니다. 
날짜가 없는 문서를 중요도나 사용 빈도에 따라 정리할 수 있습니다. 마지막으로 문서를 정리 공간에 넣기 전에 문서를 알파벳순으로 정렬하는 것을 고려해보세요. 고객 이름이나 송장이나 보고서와 같은 주요 범주별로 알파벳순으로 정렬할 수 있습니다.

3. 파일링 공간을 정리하세요.
서류 캐비넷과 서랍은 맞춤형 저장 공간을 제공할 수 있습니다. 파일 폴더를 사용하여 유형 및 하위 유형에 따라 문서 그룹을 저장합니다. 캐비닛이나 서랍에 폴더를 배치할 때 계속해서 시간순 또는 알파벳순을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 클라이언트 이름을 기준으로 알파벳순으로 정렬하거나 가장 최근에 확보한 클라이언트를 기준으로 시간순으로 정렬할 수 있습니다. 서류 작업을 작업 공간 에서 멀리 떨어진 곳에 보관하면   책상을 깨끗하게 유지하여 작업을 보다 효율적으로 완료하는 데 도움이 됩니다.

4. 파일링 시스템을 색상으로 구분하세요.
컬러 탭과 같은 시각적 표시를 사용하면 문서를 탐색할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 다양한 유형 및 하위 유형의 문서에 대해 서로 다른 색상의 폴더를 사용할 수 있습니다. 일부 폴더에는 다양한 색상의 레이블 탭이 포함되어 있습니다. 이러한 옵션 중 하나를 사용하면 색상으로 구분된 키를 생성하여 문서 카테고리에 할당된 색상을 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 정기적으로 사용하는 문서는 노란색 탭으로 색상 코드를 지정하고, 긴박감을 주기 위해 빨간색 탭으로 정리해야 하는 문서는 색상으로 구분할 수 있습니다.

5. 파일링 시스템에 라벨을 붙이세요.
문서 범주에 레이블을 지정하면 원하는 폴더를 빠르게 식별하는 데 도움이 됩니다. 일부 폴더에는 자신만의 라벨을 만들 수 있는 종이가 함께 제공됩니다. 색상으로 구분된 키와 일치하는 다양한 색상의 펜이나 잉크를 사용하여 라벨링 시스템을 더욱 최적화할 수 있습니다. 검정색 텍스트에 형광펜을 사용하여 라벨의 색상을 지정할 수도 있습니다. 라벨 메이커를 사용하면 단일 라벨 스티커를 빠르게 인쇄할 수도 있습니다. 이 도구는 파일링 선반이나 캐비닛에 라벨을 붙일 때나 현재 라벨을 새 라벨로 교체하려는 경우에 특히 유용합니다.

6. 불필요한 서류 폐기하세요.
정리된 파일링 시스템을 만들면 저장하는 서류의 양을 줄이는 데 도움이 됩니다. 복잡함을 줄이기 위해 더 이상 관련이 없는 문서를 재활용하거나 추가 보안을 위해 파쇄하세요. 책상 근처에 파쇄하려는 문서를 담는 작은 재활용 캔이나 전용 바구니를 놓는 것을 고려해 보십시오  . 불필요한 파일과 문서를 정기적으로 폐기하면 작업 공간을 깨끗하고 정돈된 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다. 화재나 넘어질 위험이 있는 물질이 쌓이는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

7. 파일 디지털화 하세요.
어떤 경우에는 실제 문서를 컴퓨터에 저장된 디지털 파일로 변환하는 것이 더 효율적일 수 있습니다. 그렇게 하면 쉽게 액세스하고 공유할 수 있으며 혼란을 줄일 수 있습니다. 서류를 디지털 문서로 스캔하여 컴퓨터의 정리된 폴더에 저장하세요. 실제 파일링 시스템을 생성할 때 수행한 것과 동일한 단계를 따르는 것을 고려하십시오. 파일을 디지털화하면 컴퓨터에 있는 문서를 빠르게 검색할 수 있습니다. 또한 복잡함과 물리적 저장 공간의 필요성도 줄어듭니다.